Modul Administrasi Perkantoran

BAB I PENDAHULUAN

A. Diskripsi

Buku ajar ini akan membahas kegiatan belajar mengenai tatacara membuat surat Dinas dengan segala aturan-aturan yang berlakudalam membuat surat Dinas yaitu tentang bentuk-bentuk surat dinas,macam-macam surat dinas, bagian-bagian surat dinas, tata carapenulisan bagian-bagian surat dinas, singkatan-singkatan yang padaumumnya digunakan pada surat dinas, contoh-contohnya, dan tatacara pemrosesan surat masuk dan surat keluar pada suatu Instansi/Organisasi.

B. Uraian Materi

1.      Cara Membuat Surat Yang Baik

Surat yang baik adalah surat yang dapat menimbulkan kesan yang baik bagi penerimanya. Kesan yang baik dari surat dapat ditimbulkan dari :

a. Yang kelihatan yaitu : Kerta, Sampul, Tulisan/Ketikan dan Bentuknya.

1.       Kertas yang digunakan untuk memebuat surat hendaknya dipilih yang berkualitas baik. Untuk Instansi/Organisasi hendaknya menggunakan kertas HVS dengan kepala surat yang dicetak dengan bagus.

2.    Sampul hendaknya dipilih yang berukuran panjang sehingga surat tidak perlu dilipat beberapa kali, untuk dapat dimasukkan kedalam sampul.

3.     Tulisan/Ketikan harus jelas sehingga tidak menimbulkan pertanyaan bagi penerima surat. Oleh karena itu kalau tintanya sudah tidak begitu jelas harus segera diganti. Surat juga tidak boleh ada kesalahan ketik. Surat yang ada kesalahan ketik harus segera dibetulkan sebelum surat tersebut dikirim, karena surat yang salah akan menimbulkan kesalah pahaman sehingga dapat menyebabkan surat menyurat yang berkepanjangan.

4.      Bentuk surat harus dipilih bentuk yang sesuai dengan aturan yang berlaku, walaupun sebenarnya surat dapat dibuat dengan berbagai macam bentuk

b. Yang tidak kelihatan tapi dapat dirasakan yaitu isinya.

Isi surat agar dapat menimbulkan kesan baik bagi penerimanya maka isi surat tersebut harus : singkat, jelas dan sopan

1.     Pada umumnya orang sekarang tidak senang membaca surat yang isinya panjang-panjang oleh karena itu surat hendak singkat, artinya apabia saudara dapat mengemukakan isi surat itu dalam 10 kata, maka jangan dibuat 11 atau 12 kata.

2.  Jelas artinya bahwa isi surat tidak boleh menimbulkan pertanyaan bagi penerimanya, sehingga dapat menimbulkan kesalah pahaman. Sebab surat merupakan wakil dari Instansi/Organisasi yang mempunyai arti penting tapi bersifat diam artinya penerima jika tidak jelas tidak akan dapat bertanya karena surat tidak bias ditanya.

3.      Sopan, artinya baik kertas, sampul harus dipilih yang berkualitas baik. Tulisan tidak boleh dengan tinta merah sebab warna merah memberikan kesan kemarahan. Surat juga tidak boleh bernada marah, jika saudara sedang marah sebaiknya jangan menulis surat.

2.      Bentuk Surat Dinas

Surat dapat dibuat dengan berbagai macam bentuk tetapi dalam praktek hanya satu bentuk saja yang biasa dipakai pada suatu Instansi, Perusahaan atau Organisasi yaitu :

a. Full Block Style

b. Block Style

c. Semi Block Style

d. Hanging Paragraph Style

e. Official Style A

f. Official Style B

g. Simplefied Style

h. Personal Style

Bentuk surat Dinas yang dipakai sekarang menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 42 tahun 2006 adalah bentuk Blok Style (Modified), seperti contoh dibawah ini.

3.      Macam-Macam Surat Dinas

Ada beberapa macam Surat Dinas yag biasa dilakukan oleh sebuah kantor antara lain sebagai berikut :

a. Surat Dinas

b. Nota Dinas

c. Memo

d. Surat Pengantar

e. Surat Edaran

f. Surat Undangan

g. Surat Tugas

h. Surat Kuasa

i. Surat Pengumuman

j. Surat Pernyataan

k. Surat Keterangan

l. Berita Acara

Keterangan :

a.  Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan.

b.   Nota Dinas adalah surat yang oleh atasan kepada bawahan atau bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persialan kedinasan.

c.    Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persialan kedinasan.

d.      Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirim.

e.    Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundangundangandan/atau perintah.

f.       Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang utnuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

g.   Surat Tugas adalah surat yang berisikan penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

h.   Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.

i.        Surat Pengumuman merupakan surat yang berisikan pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.

j. Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

k.   Surat Keterangan adalah surat yang berisikan keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

l.    Berita Acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu ekjadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

4.      Surat Dinas

a. Bagian-Bagian Surat Dinas

Bagian-bagian surat dinas adalah sebagai berikut :

1. Kepala Surat (dicantumkan lambang)

2. Tanggal surat

3. Nomor, Lampiran dan Hal

4. Alamat dalam

5. Isi surat

6. Nama Jabatan

7. Tanda tangan

3-8 Sura t Menyurat Bahasa Indonesia

8. Nama pejabat dan NIP

9. Tembusan

b. Cara Pengetikkan Bagian-Bagian Surat

1. Kepala surat biasanya sudah tercetak dengan baik pada kertas surat. Kepala surat minimal terdiri dari nama Instansi, Perusahaan atau Organisasi lengkap dengan alamatnya dan disertai lambing dari Instansi, Perusahaan atau Organisasi yang bersangkutan,

namun kalau Kepala surat terpaksa harus diketik maka pengetikkannya dibuat yang simitris dengan huruf-huruf yang menarik.

2.Mengetik tanggal surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a. di depan tanggal tidak perlu ditulis nama kota.

b. nama bulan tidak boleh disingkat atau diganti dengan angka

c. pada akhir tanggal tidak perlu diberi tanda baca apapun

d. tahun tidak boleh disingkat

3. nomor surat

a.    Nomor surat terdiri dari : nomor urut surat pada tahun yang bersangkutan, kode surat, tahun pembuatan. Pengetikannya lurus dengan margine kiri.

b.      Lampiran diketik di bawah kata Nomor dan menyebutkan jumlah lampiran dan bukan apa yang dilampirkan. Jika tidak ada yang dilampirkan kata lampiran tidak perlu diketik.

c.    Kata hal diketik di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal diketik di bawah kata nomor. Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.

4. Alamat pada sampul, cara pengetikan alamat pada sampul adalah sebagai berikut :

a.       di depan nama jabatan diberi singkatan Yth.

b.      tidak diberi kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Sdr. (baik pada sampul maupun pada alamat dalam).

c.       alamat lengkap penerima.

d.      nama kota tidak perlu ditulis dengan huruf besar semua

e.       di depan nama kota tidak perlu menggunakan kata di.

5. Alamat dalam diketik dengan ketentuan sama seperti yang diatur pada sampul surat tanpa alamat lengkap.

Jika alamat tersebut menunjuk nama orang maka penulisannya dengan ketentutan sebagai berikut :

a.       di depan nama diberi kata Yang terhormat dan disingkat Yth.

b.      tidak boleh melebihi separo dari lebar kertas

c.       nama tidak boleh diputus (ganti baris)

d.  Jika namanya panjang sehingga melebihi separo dari lebar kertas maka dapat disingkat dan singkatan hendaknya sesuai dengan yang dikehendaki oleh yang punya nama sepanjang penulis surat mengetahuinya.

e.       akhir baris dari alamat tidak perlu diberi tanda baca apapun.

6. Isi surat, yang perlu diperhatikan pada penulisan isi surat adalah sebagai berikut :

a.       Jarak baris menyesuaikan dengan banyak sedikitnya isi surat. Dapat dibuat dengan jarak baris 1, 1,5 atau 2 spasi.

b.      Diusahakan jangan terlalu menggantung atau terlalu kebawah. (hendaknya menulis surat seperti menempatkan foto pada pigura)

c.       Diusahakan hanya menggunakan 1 lembar kertas, jika terpaksa harus menggunakan lembar ke 2 (dua), maka pada lembar ke 2 (dua) ditulis dengan ketentuan sebagai berikut :

1)      ketikan yang paling atas lebih kurang 4 cm dari atas kertas.

2)      kertas yang dipakai untuk lembar ke 2 (dua) kualitasnya harus sama dengan kertas yang dipakai pada lembar pertama.

3)      sekurang-kurangnya pada halaman ke dua terdiri dari 3 (tiga) baris dan bukan tiga kalimat.

4)      pertama di sebelah kiri atas ditulis nama penerima, di tengah-tengah angka 2 (yang menunjukkan halaman ke 2) dan paling kanan atas adalah tanggal surat.

5)   Contoh Penulsan Surat pada Halaman 2 (dua) Drs. Marimin, M.Pd. 2 20 Juli 2008     Kepada dosen di lingkungan Unnes, dimohon kesadarannya untuk memeriksa, mengisi dan melengkapi portofolio yang telah disediakan supaya tidak terjadi hal-hal yang merugikan dosen.    Hal teknis pengisian portofolio dosen dapat dikonsultasikan kepada UPT Komputer.

7. Kelompok tanda tangan terdiri dari jabatan, tanda tangan, nama terang, NIP dan Cap Dinas.

a.       Jabatan diketik di sebelah kanan bawah, diakhiri tanda koma (,) dan dengan huruf besar pada awal kata.

b.      Nama terang diketik dengan huruf besar pada setiap awal kata dan tidak perlu diapit dengan tanda kurung.

c.       Nama dapat mencantumkan gelar akademik ( Drs. SH, Dr.dll.)

d.   NIP diketik dengan huruf besar semua tanpa diakhiri tanda titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

e.       Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi tanda tangan.

8.Tembusan yang perlu diperhatikan dalam pengetikan adalah sebagai berikut :

a.       diketik lurus dengan margine kiri.

b.      diketik sebaris dengan nama pejabat.

c.       diakhiri dengan titik dua (:)

d.      tanpa digaris bawah.

e.       jika yang diberi tembusan lebih dari satu maka diberi nomor urut.

f.       tidak ada kata arsip atau pertinggal.

5.      Nota Dinas

Surat dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan Kepada atasan langsung, atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

a. Bagian-bagian Nota Dinas

1. kepala Nota Dinas

2. Pembuka Nota Dinas, terdiri dari :

1. kata Nota Dinas
2. nomor
3. tujuan Nota Dinas
4. asal Nota Dinas dan
5. hal Nota Dinas.

3. isi Nota Dinas

4. Penutup Nota Dinas, terdiri dari :

1.  tanggal Nota Dinas
2.  jabatan penanda tangan
3.  nama pejabat penanda tangan
4.  tanda tangan
5.  NIP
6.  cap dinas dan
7.  tembusan apabila ada.

b. Cara Pengetikan Bagian-Bagian Surat Dinas

1. Kepala Nota Dinas dibuat dengan ketentuan sama seperti membuat kepala surat dinas.
2. Kata nomor diketik di bawah kata Nota Dinas dengan posisi sejajar.
3. Tujuan dihaluli dengan kata terhormat dan disingkat Yth, dan diketik dibawah kata Nomor.
4. Asal Nota Dinas didahului dengan kata dari, diketik sejajar dan dibawah singkatan Yth, dan diikuti  dengan tanda baca : (titik dua).
5.  Kata hal diketik di bawah kata dari, sebaris dengan asal surat diikuti dengan tanda baca : (titik dua) 
6. Isi Nota Dinas diketik di bawah sejajar dengan kata hal. 
7. Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup diketik dengan ketentuan sama seperti pada surat dinas. 
8. Tanggal pada Nota Dinas diketik di sebelah kanan bawah di bawah baris terakhir dari isi Nota Dinas. 
9. Tanggal tidak disertai nama tempat pembuatannya.
10. Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.  
11. Nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan ketentuan sama seperti surat dinas.

6.      Memo

Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. Adapun bagian-bagian Memo adalah sebagai berikut :

a.       Kepala Memo dibuat sama dengan surat dinas atau nota dinas.

b.      Pembuka, Isi, dan penutup Memo dibuat sama surat dinas atau nota dinas.

c.  Memo biasanya dibuat dengan kertasn yang ukurannya berbeda dengan surat dinas. Memo biasanya menggunakan kertas HVS etapi dibagi 2 (dua).

7. Surat Pengantar

Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat ang berfungsi untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dll. Surat pengantar dapat dibuat dengan bentuk seperti surat dinas biasa dan dapat pula dibuat dengan bentuk berkolam.

Bagian-bagian surat Pengantar :

a. kepala surat

b. pembuka surat yang terdiri dari :

•  kata surat Pengantar
•  nomor dan
•  tujuan surat

c. isi surat dan

d. penutup surat

Cara penulisan Pengantar :

Surat Pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama dengan cara membuat surat dinas, sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Kata Surat Pengantar diketik di bawah dan simiris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital
2. Kata Nomor diketik di bawah Kata Surat Pengantar dan simi 
3. Tujuan surat pengantar didahului dengan kata Yang terhormat, yang disingkat Yth, diketik di bawah nomor diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan. 
4. Isi surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama seperti kalau membuat surat dinas, sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas : nomor urut, isi surat/barang, jumlah dan keterangan dengan garis kolom diketik di bawah tujuan surat dan sejajar dengan singkatan Yth. 
5. Penutup surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama dengan kalau membuat surat dinas,sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom penutupnya terdiri atas :a.       tanggal surat
   b.      nama jabatan penanda tangan
   c.       nama pejabat penanda tangan
   d.      tanda tangan
   e.       NIP
   f.       cap dinasg.      tembusan apabila ada

6.      Tanggal surat pengantar yang berbentuk kolom diketik dikanan bawah di bawah garis kolom, tanpa nama tempat pembuatannya.

7.      Nama jabatan penanda tangan diketik sejajar dengan tanggal menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.

8.      Nama pejabat, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan ketentuan sama dengan kalau membuat surat dinas biasa.

8. Surat Edaran

Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundangundangan dan/atau perintah,

Bagian-bagian surat Edaran :

Surat edaran terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

a.       Kepala surat

b.      pembuka surat, terdiri dari :

1.      kata Surat Edaran

2.      nomor

3.      lampiran

4.      hal dan

5.      tujuan surat

c.       isi surat

d.      penutup surat, terdiri dari :

1.      tanggal surat

2.      nama jabatan penanda tangan

3.      tanda tangan

4.      NIP

5.      cap dinas

6.      tembusan apabila ada

Cara Pengetikan Bagian-Bagian Surat Edaran

1.      Kepala surat diketik sama seperti ketentuan yang berlaku pada surat dinas biasa.

2.      Kata Surat Edaran diketik ditengah-tengah setelah garis bawah kepala surat dan menggunakan huruf capital.

3.      Nomor diketik disebelah kiri dan di bawah kata Surat Edaran.

4.      Kata lampiran diketik di bawah dan sejajar dengan kata nomor dengan menyebutkan jumlah lampiran.

5.      Kata hal diketik di bawah dan sejajar dengan kata Lampiran.

6.      Penulisan alamat tujuan Surat Edaran didahullui singkatan Yth, diketik di bawah dan sejajar dengan kata Hal, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.

7.      Awal kalimat isi surat Edaran diketik di bawah dan sejajar dengan nama tempat yang dituju.

8.      Tanggal surat diketik disebelah kanan bawah, di bawah garis akhir isi surat edaran tanpa didahului nama tempat pembuatan.

9.      Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.

10.  Nama pejabat, NIP, cap dinas dan tembusan diketik seperti surat dinas biasa.

9. Singkatan-Singkatan yang Pada Umumnya dipakai Dalam Surat

1.   a.n. (atas nama) penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masingmasing diakhiri titik, dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di tangan yang memberi kuasa
2. anb. (atas nama beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika yang berwenan
3. u.b. (untuk beliau), penulisan u dan b dengan huruf kecil semua masing-masing diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya
4. a.p (atas perintah), penulisan a dan p dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik (.), dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberi kuasa
5. apb. (atas perintah beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika Menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bahwahannya
6.   plh. (pelaksana harian ), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas mengasakan penandatanganan suratkepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat
7. Wks. (wakil sementara), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik (.) dipergunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan hadir karena tugas, untuk sementara penandatnganan surat oleh pejabat yag setingkat dengan eselonnya
8. u.p. (untuk perintah), penulisannya u dan p dengan huruf kecil semua dan masing-masing diakhiri dengan titik (.), dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan. 
9. c.q. (casu quo) atau i.c. (in case), dipergunakan untuk menegaskan apa yang dimaksud pada isi surat.

10. Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar

Setiap surat masuk dan surat keluar pada setiap Kantor akan diproses oleh petugassebagai berikut :

Surat Masuk :

a.       Menerima surat masuk dari pengantar surat

b.      Membaca kebenaran alamatnya, bila ternyata keliru harus segera mengembalikan kepada pengantar surat.

c.       Membubuhkan paraf pada buku atau kartu antaran surat.

d.      Membuka amplop.

e.       Membuka lipatan surat.

f.       Membubuhkan cap tanggal di sebelah kanan atas.

g.      Membaca keseluruhan isi surat untuk menentukan pokok soal.

h.      Menentukan golongan surat, yaitu vital (V), penting (P), biasa (B), atau tidak penting (T).

i.        Menulis golongan surat di sudut kanan atas : V, P, B atau T.

j.        Membuat kartu arsip

k.      Mencatat surat masuk pada kartu arsip.

l.        Menyampaikan surat pada pimpinan.

Surat Keluar :

1.   Mengkonsep surat
2.   Mengetik surat.
3. Mengecek atau memeriksa kelengkapan surat seperti jumlah pagina (halaman), lampiran, tembusan, dan lain-lain
4. Menyampaikan kepada pimpinan utnuk memintakan tanda tangan
5. Membubuhkan cap dinas. 
6.   Membubuhkan cap tanggal keluar. 
7.   Melipat surat. 
8.     Memasukkan surat kedalam amplop. 
9.    Mencatat pada kartu antaran surat. 
10. Menyerahkan surat beserta kartu antara surat kepada pengantar surat
11.   Menulis pokok soal di sudut kanan atas pada arsip
12. Menulis kode golongan surat di sudut kanan atas.
13. Memberi garis merah di bawah pokok soal
14.    Mencatat surat keluar pada kartu arsip

D. Rangkuman

Ada pendapat yang mengatakan bahwa setiap orang yang bisa membaca dan menulis pasti dapat membuat surat yang baik dan benar. Pendapat tersebut adalah tidak benar sebab tidak setiap orang yang bisa membaca dan menulis pasti bisa membuat surat dengan baik dan benar. Membuat surat yang baik dan benar ada aturan aturannya yang belum tentu setiap orang tahu. Seperti apa yang telah diuraikan dalam buku ajar ini bahwa surat yang baik itu adalah surat yang dapat menimbulkan kesan yang baik bagi penerimanya, artinya penerima surat mau berbuat sesuai yang dikehendaki sipengirim surat Kita mengenal ada bermacam-macam surat baik surat bisnis maupun surat dinas. Oleh karena pekerjaan kita sehari-hari lebih dekat dengan soal-soal kedinasan maka yang kita bahas dalam buku ini adalah mengenai bagaimana tata cara membuat bermacam-macam surat dinas dengan baik dan benar. Adapun surat dinas yang sering dikerjakan di kantor antara lain : Surat Dinas biasa, Nota Dinas, Memo, Surat Pengantar, Surat Edaran, Surat Undangan, Pengumuman dll. Penulisan masing-masing surat tersebut saling berbeda satu sama yang lainnya, oleh karena itu kita harus memahami betul tata cara/aturan pembuatan surat-surat dinas tersebut. Seperti misalnya bentuk surat dinas yang dipakai jaman dulu dengan jaman sekarang sudah berbeda, dulu bentuk surat dinas yang dipakai adalah Official Style tetapi sekarang surat dinas sudah beralih ke bentuk Block Style karena bentuk ini dirasa lebih efisien membuatnya dan juga bentuknya pun indah. Dalam surat dinas juga terdapat bermacam-macam singkatan yang lazim digunakan seperti misalnya : a.n. ; u.b. ; c.q. dsb. Singkatan-singkatan ini harus kita pahami tentang artinya dan bagaimana penggunaannya di dalam surat, jika kita ingin dapat membuat surat yang baik dan benar. Pemrosesan surat masuk dan surat keluarpun tidak kalah pentingnya dari pada pekerjaan membuat surat. Sebab surat bias dijadikan arsip bagi Instansi/organisasi yang dapat memberikan informasi-informasi penting bagi pelaksanaan pekerjaan kantor. Ada pepatah mengatakan bahwa “orang dapat lupa, tapi arsip tidak akan

 upa” Surat juga merupakan wakil dari Instansi/Organisasi dimana kita bekerja sehingga kalau surat yang kita buat itu jelek akan memberikan kesan yang jelek pula terhadap Instansi/organisasi dimana kita bekerja.

DAFTAR PUSTAKA

Komaruddin,1982, Manajemen Kantor, Cirateum, CV. Sinar Baru.

Pariata Westra, 1978, Aneka Sari Ilmu Administrasi, Yogyakarta : BPA

UGM.

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2006, Tentang Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

Prajudi Atmosudirdjo, 1982, Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran, Jakarta Timur : Ghalia Indonesia.

BAB II ARSIP DAN KEARSIPAN

A.    Pengertian Arsip

tidak pernah digunakan, sampai saat ini masih banyak yang menggunakan. Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai wahyu arti. Di satu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistic, film, kaset,cd dsb. Di segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi,

perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dsb. Istilah arsip yang dibicarakan diatas adalah berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit

dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga diadopsi menjadi ‘arsip’. Sejak kapan istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang tidak menggetahui secara pasti, tetapi dapat diperkirakan sejak bahasa Belanda kurang populer di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang dimaksud arsip itu adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama ‘pertinggal’. Istilah pertinggal kurang populer penggunaannya sehingga dikalangan

petugas kurang dikenal. Istilah pertinggal bukan berarti

B.     Batasan arsip

Dengan konsep arsip yang berasal dari berbagai Negara termasuk yang berasal dari Indonesia, dalam perkembangan selanjutnya istilah yang populer digunakan adalah istilah arsip yang

berasal dari bahasa Belanda “Archief”. Hal ini diperkuat dengan adanya UU No. 7 tahun 1971, yaitu ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Untuk itu ada beberapa batasan arsip seperti berikut ini. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang Gie, 1990: 12)

1.      File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif (Hadi Abubakar, 1996 : 10)

2.      Pertinggal adalah berkas yang disimpan sebagai bahan pengingat berwujud lembaran catatan atau bentuk lain (Sularso Mulyono, dkk, 1985 :1).

3.      Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah (UU No. 7 th 1971 pasal 1)

Dengan uraian konsep arsip dan batasannya, dapat ditarik gambaran bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya . Jadi, tidak sekedar menyimpan kumpulan warkat sebagai bahan pengingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara dan prosedur penyimpanannya (kearsipan). Hal itu dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini.

1.                          Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca.Arsip begaimana pun kecilnya tetap bersifat rahasia.

2.                          Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan,tetapi harus diatur di mana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.

3.                          Penemuan kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.

C.    Penggolongan Arsip

Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam empat golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan maupunpenyingkaran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai. Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.

1.      Arsip tidak penting, yaitu puak (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Puak arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.

2.      Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun. Puak arsip ini dapat diberi tanda (B).

3.      Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P).

4.      Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V)

D.    Jenis Arsip

Arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada arsip yang perlu disimpan sementara (1 tahun), sebagian lagi disimpan 1-5 tahun, yang lain 5-10 tahun, dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya 2-8 Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin Integritas cukup tinggi. Untuk arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah arsiparsip yang frekuensipenggunaannya sangat rendah. Jadi, ada arsip yang dalam jangka waktu terttentu (1 tahun misalnya) sering dikeluarkan dari penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit pengolah). Sebaliknya ada arsip yang dalam jangka waktu 3 tahun sama sekali tidak pernah dikeluarkan untuk bahan informasi dalam kegiatan yang sedang dilaksanakan. Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai nilai dokumenter. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini.

1.      Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja.

2.    Arsip inakif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi.

3.     Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No.7 tahun 1971).

4.  Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (pasal 2 ayat b UU No. 7 tahun 1971).

E.     Penataan Arsip

Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya sejak suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaannya. Dalam penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan sumber data harus terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian bahan informasi tidak terganggu. Seperti uraian di muka, penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu: penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. Jadi, arsip tidak

sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa saja (surat, kwitansi, data statistik, fil, kaset dan sebagainya).

BAB III PRINSIP PENYIMPANAN

A.    Tempat Penyimpanan arsip

Arsip disimpan di lemari atau di “filing cabinet” (filing kabinet) yang ditempatkan di suatu ruang atau gedung. Filing kabinet atau “lemari arsip berlaci” (disingkat lemaci). Kenyataan dilapangan masih ada penggunaan lemari (bukan lemari khusus arsip) dan belum menggunakan “lemaci” sebagai tempat penyimpanan arsip. Hal seperti itu masih terjadi di organisasi – organisasi yang relative kecil atau instansi – instansi pemerintah di tingkat bawah (misalnya kecamatan, kelurahan dan sebagainya). Apabila masih tetap menggunakan lemari (lemari kayu) sebagai tempat penyimpanan arsip karena tidak memiliki “lemaci” maka penggunaan lemari tersebut harus memperhatikan 3 hal:

1.      Lemari harus kuat (dari kayu jati atau kayu yang kualitasnya baik) supaya tidak cepat rusak karena dimakan rayap atau dimasuki hewan pengerat maupun rusak karena usia.

2.  Ukuran sekat lemari harus disesuaikan dengan ukuran map atau folder sebagai tempat penyimpanan arsip

3.     Konstruksi lemari harus memungkinkan adanya kemudahan dalam menyimpan, menempatkan, maupun menemukan kembaki arsip yang disimpan. Sebaiknya tempat menyimpan arsip menggunakan lemaci atau filing cabinet atau lemari yang memang khusus untuk arsip. Lemaci (filing cabinet) yang berukuran standart yang biasa untuk menyimpan

arsip, terdiri atas 3 atau 4 laci. Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsipharus memperhatikan beberapa ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman.

B.     Persyaratan Petugas Arsip

Seorang petugas kearsipan harus memenuhi beberapa persyaratan agar dapat mengurus arsip secara professional (sebagai arsiparis). Jadi, jangan sampai petugas di bagian arsip justru orang –

orang atau petugas yang tidak dipakai atau disenagi di bagian lain. Ada anggapan bahwa yang bertugas di bagian arsip adalah orangorang yang “disingkirkan”. Apabila hal ini terjadi, setidak-tidaknya petugas tersebut mempunyai kekurangan, baik kemampuan, kejujuran, maupun dedikasi terhadap organisasi yang bersangkutan. Untuk mengurus arsip dengan baik, diperlukan petugas yang memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan.

Ketrampilan, merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh arsiparis (orang yang bertugas di bagian arsip), ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembaki arsip. Demikian pula, seorang [petugas kearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan petugas dapat menyajikan data tepat waktu.

Ketelitian, dimaksudkan bahwapetuigas kearsipan harus harusmemiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan menjadi kurang akurat. Dengan demikian, ketelitian bagi petugas di bagian arsip, tidak saja diperlukan tetapi merupakan keharusan, agar Sistem Informasi Manajemen berjalan lancar.

Kerapian, adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan,ketertiban,dan kerapian.Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, keterteban dan keapikan. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres, tertib, dan apik. Implikasi kerapian seorang petugas, maka arsip, map atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan ditata secara teratur, tertib, dan apik dipandang. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.

Kecerdasan, tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi.Cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuaidengan porsi dan tugas pekerjaannya. Seorang yang cerdas dapatmengurusi masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat.Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-halyang akan terjadi. Seorang yang memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal

yang akan terjadi.

C.    Asas Kearsipan

Prinsip penyimpanan suatu arsip harus dilandasi beberapa ketentuan, yakni keamanan, keawetan, dan keefisienan pengelolaan. Berdasarkan kenyataan di lapangan (orgsnisasi pada umumnya),

penyelenggaraan kearsipan organisasi (kantor) berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya. Dalam menghadapi perkembangan dan kemajuan dari waktu ke waktu perlu dicermati timbulnya kebutuhan yang berkembang. Artinya penyelenggaraan kearsipan dalam suatu periode tertentu, apakah masih tetap sesuai dengan kebutuhan yang sekarang. Dapat terjadi hal itu sudah tidak sesuai lagi karena organisasi sudah makin berkembang. Perubahan asas penyimpanan patut dilaksanakan manakala organisasi yang bersangkutan sudah makin berkembang sehingga unit kerjanya makin bertambah sehingga volume kegiatan makin besar dan pembangunan tempat kerja makin luas dan terpencar. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal beberapa asas penyimpanan, yaitu sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

1.      Asas sentralisasi, sebagai dasar penyimpanan arsip suatu organisasi berarti organisasi yang bersangkutan melakukan kegiatan kearsipan dengan cara pemusatan (di satu gedung atau satu ruang).

2.      Asas desentralisasi, sebagai dasar penyimpanan arsip, bertujuanagar kegiatan pada setiap unit kerja yang tidak sama jenis kegiatannya dapat menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan spesifikasi unit kerjanya. Dengan demikian pengendalian masingmasing unit kerja dapat dilaksanakan dengan mudah.

3.      Asas kombinasi “Sentralisasi-Desentralisasi” meryupakan dasar penyimpanan arsip untuk menanggulangi adanya beberapa unit kerja yang pada prinsipnya mudah diseragamkan tetapi ada unit kerja yang mempunyai kekhususan sehingga tidak dapat diseragamkan (digabung) dengan unit kerja yang lain.

DAFTAR PUSTAKA

Anhar, Drs. Pengurusan Surat dan Kearsipan, Penerbit Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Bagian Proyek Pengadaan Buku Sekolah Ekonomi, Jakarta, 1980.

Martono, E, Dasar-dasar Kesekretarisan dan Kearsipan, Penerbit Karya Utama, Jakarta, 1979.

Moekijat, Drs., Tata Laksana Kantor, Penerbit Alumni, Bandung, 1976.

Prajudi atmosudirdjo, Prof. Dr. SH, Dasar-dasar Office Management,Jakarta, 1971.

The Liang Gie, Drs., Organisasi dan Administrasi Kantor Modern, Penerbit Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gadjahmada Yogyakarta, 1970.

--------------------------, Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit PD Percetakan Radya Indira Yogyakarta, 1970.

Winardi, Dr. SE, Management Perkantoran dan Pengawasan, Penerbit Alumni Bandung, 1978.